Privacyproof leerlingen overdragen van po naar vo

Scholen mogen minder informatie over leerlingen uitwisselen dan voorheen door verscherpte privacyregels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Toch hoeft dat een warme overdracht niet in de weg te staan. Leo van Duijvenbode en Mark van Zoest geven aan waar je op moet letten. “We gingen altijd al bewust met leerlinggegevens om, maar gebruiken nu bijvoorbeeld initialen in plaats van volledige namen in e-mails.”

Leo van Duijvenbode is teamleider vwo op het Sophianum, een brede scholengemeenschap in Gulpen. Daarnaast is hij bestuurslid bij de VO-raad, regio Zuid. Leo beaamt dat de warme overdracht door de nieuwe privacywetgeving is veranderd. Zo was het voorheen makkelijker om naast informatie over prestaties en capaciteiten ook input over sociale vaardigheden te delen. Ook onderzoeksverslagen, handelingsplannen en verklaringen konden zonder problemen worden ingezien. Nu mag dit soort informatie alleen worden gedeeld als ouders daarvoor toestemming hebben gegeven. Iets dat leraren vaak lastig vinden. Van Duijvenbode: “Zij willen ook het beste voor hun leerlingen en daarom het liefst zo veel mogelijk inzichten delen.”

Privacy en passend onderwijs

Van Duijvenbode vindt het jammer dat de AVG ervoor zorgt dat het voor middelbare scholen lastiger is om een helder beeld te krijgen van hun toekomstige leerlingen: “Je weet door de AVG minder goed wat voor een vlees je in de kuip hebt.” Hij ziet nog een ander probleem. Juist bij kinderen die passend onderwijs krijgen, vormt de AVG een hindernis. Zonder voldoende informatie vooraf is het moeilijk om de best passende begeleiding te vinden.

Meeste ouders geven toestemming

Toch is Van Duijvenbode ervan overtuigd dat het goed mogelijk is om ook met de AVG voor een goede overdracht te zorgen. In zijn ervaring blijft de warme overdracht van leerlingen goed lopen. Goed geïnformeerde ouders vormen daarin een belangrijke rol. De meeste ouders begrijpen dat het nuttig is dat middelbare scholen op de hoogte zijn van diagnoses en andere belangrijke informatie. Daarom geven ouders de basisschool meestal toestemming voor toegang tot vertrouwelijke dossiers bij belangrijke gesprekken als de overdrachtsgesprekken.

Niet meer alles vastleggen

Mark van Zoest geeft les aan groep vijf op OBS de Schalm in Rotterdam. Hij vindt niet dat het werk ingrijpend is veranderd, maar merkt dat iedereen vooral veel bewuster omgaat met persoonlijke informatie. Op zijn school doen ze de overdracht van klas naar klas nu samen in plaats van individueel inlezen en voorbereiden. “Met onze systemen dragen we alleen noodzakelijke informatie digitaal over bij de overdracht naar de volgende klas.” Het betekent dat sommige informatie niet langer terug te vinden is. Maar volgens Van Zoest maakt dat niet uit. Als leraar kun je alles kwijt in het onderwijskundig rapport. Ouders krijgen de mogelijkheid dit rapport te lezen en voor eventuele overdracht aan de vo-school te tekenen. 

Vergeet niet waar het om draait

Van Duijvenbode heeft nog een nabrander. Hij geeft aan dat leraren niet moeten vergeten waar ze het voor doen. Onderwijs geven gaat het om het leveren van maatwerk. Leerlingen zijn allemaal verschillende individuen met verschillende behoeftes en vermogens. “Je wil niet dat een leerling wordt afgerekend op zijn mindere punten, maar dat juist zijn talenten worden aangesproken. AVG of niet – als dat je basis is bij de overdracht, dan komt het goed.”

Tips voor een warme overdracht die privacyproof is

Hoe kun je zorgen voor een warme overdracht die ook voldoet aan de regels van de AVG? Leo van Duijvenbode en Mark van Zoest hebben een aantal handige tips:

• Wees je ervan bewust dat je met hele persoonlijke informatie werkt: gedrag en schoolresultaten. Die informatie kan in de verkeerde handen erg belastend zijn.
• Wees kritisch op de informatie die je daadwerkelijk vastlegt. Dan is de leerling bij jou veilig.
• Gebruik in e-mails initialen in plaats van hele namen. 
• Leg objectieve informatie vast in een leerlingportefeuille. Wat is er gebeurd? Wat waren vervolgstappen? Soms is dat lastig. Je weet pas welke informatie relevant is op het moment dat iets zich voordoet.

Meer weten?

• Op vanponaarvo.nl vind je informatie over de regelgeving rond de overgang van leerlingen van primair onderwijs naar voortgezet onderwijs.
• Alles over het organiseren van privacy en informatiebeveiliging vind je op aanpakibp.kennisnet.nl.
• Kennisnet publiceerde een handig stappenplan voor het maken van privacyafspraken met leveranciers van digitale systemen.
• Informatiebeveiliging en privacy op school: zo ga je om met persoonsgegevens geeft je handvatten voor het omgaan met persoonsgegevens op school.