Tips voor een objectieve overgangsvergadering

Blijft een leerling zitten, gaat hij over of stroomt hij af? Overgangsvergaderingen zijn zelden objectief. Docent Nederlands Janneke Sleenhof vroeg zich af of dat niet beter kon. Die vraag groeide uit tot een promotieonderzoek. Dit zijn haar bevindingen en adviezen.

“Ik verwonderde me over de manier waarop onze overgangsvergadering werd gehouden”, herinnert Janneke Sleenhof zich. Die gedachte bleef in haar hoofd rondzingen en toen ze ontdekte dat er weinig onderzoek was gedaan naar dit onderwerp, besloot ze er zelf werk van te maken. Inmiddels is haar proefschrift over overgangsbeslissingen gepubliceerd.

Criteria voor besluitvorming 

Voor haar onderzoek interviewde Sleenhof 22 docenten over wat zij goed vonden gaan in overgangsvergaderingen en wat beter kon. Ook observeerde ze 33 rapportvergaderingen en dook ze de literatuur in. “Ik wilde allereerst antwoord krijgen op de vraag wat een beslissing objectief maakt. Voorwaarden daarvoor zijn gelijke kansen voor alle leerlingen, transparant zijn in de argumenten die je geeft en zorgen voor een duidelijke structuur en interactie tijdens de vergadering. Als dat allemaal op orde is, kun je de afweging zo objectief mogelijk maken. Al blijft het natuurlijk mensenwerk en kun je achteraf nooit met zekerheid zeggen of de beslissing die je genomen hebt de juiste is.”  

6 tips voor een betere vergadering

Een van de grootste valkuilen die Sleenhof tijdens haar onderzoek tegenkwam en waar ze collega’s voor wil behoeden, is hoofdelijk beslissen of een leerling overgaat, blijft zitten of afstroomt. “Een hoofdelijke telling levert tussen collega’s onderling veel frustraties op en je maakt de situatie heel zwart-wit, terwijl het in twijfelgevallen altijd om een grijs gebied gaat.”

Wat Sleenhof wel adviseert:

1. Volg een duidelijk stappenplan tijdens de vergadering. Door vaste stappen te volgen, wordt iedere leerling op dezelfde manier besproken en is er zo min mogelijk ruimte voor ruis. Ook weet je zeker dat procedures dan eerlijk en transparant zijn en niet verschillen tussen teams.
2. Zorg voor een veilige sfeer tijdens de vergadering waarin iedereen zich gehoord voelt.
3. Ga met een goed onderbouwd voorstel de vergadering in. Bereid je als mentor voor door van tevoren verschillende informatiebronnen te raadplegen. Denk aan cijfers, achtergrondinformatie over de leerling en gesprekken met de ouders. Zorg ervoor dat je een situatie van verschillende kanten kunt belichten. Onderbouw je observaties richting het team met duidelijke argumenten. Bespreek vervolgens of het beeld dat jij schetst, klopt met het beeld dat collega’s van deze leerling hebben en vraag of zij aanvullingen hebben.
4. Bied bij complexe situaties ruimte voor de persoonlijke omstandigheden van de leerling. Deze worden soms te makkelijk weggewuifd, terwijl ze de prestaties van een leerling kunnen beïnvloeden. Vraag je in dat geval af wat de capaciteiten van de leerling zijn en waar of hoe die het beste tot hun recht komen.
5. Zijn alle argumenten gegeven? Dan weeg je ze en stel je als team de vraag: welk besluit is het meest in het belang van de leerling?
6. Sluit af met een check: dit is het beeld dat we van een leerling hebben. Klopt dat? Herkent iedereen dit beeld? Als dat zo is, volgt daaruit vanzelf een beslissing.

Dankzij haar onderzoek gaat Sleenhof nu bewuster overgangsvergaderingen in. Dat geldt ook voor het team waarin ze werkt en waarmee ze haar bevindingen deelt. “We bespreken beter met elkaar wat we doen, hoe we dat doen en waarom. Als iedereen vervolgens blij de vergadering uitkomt, ben ik tevreden.” 

Meer weten?

• Lees meer over het bevorderen en voorkomen van zittenblijven. 
• Lees het proefschrift over objectieve overgangsvergaderingen van Janneke Sleenhof.
• Luister de podcast Rapportvergaderingen met Janneke Sleenhof van Voortgezet Leren.